La dématérialisation des bulletins de salaire pour les collectivités territoriales

Les collectivités territoriales en France regroupent plusieurs types d’administrations. Les communes, les départements, les régions, ainsi que les communautés de communes, d’agglomération, ou urbaines. La dématérialisation des bulletins de salaire dans ces collectivités repose sur des textes spécifiques qui encadrent la gestion des agents territoriaux et garantissent la conformité des employeurs publics.

Une collectivité territoriale, en tant qu’employeur public, est régie par des textes spécifiques relatifs à la gestion de la fonction publique territoriale. Ces textes définissent les obligations de la collectivité en matière de dématérialisation des bulletins de salaire. Ils protègent églement les droits des agents territoriaux :

1. Code du travail et la loi Travail : contrairement à une entreprise du secteur privé, les règles du Code du travail, ainsi que la loi Travail de 2016, ne s’appliquent pas aux collectivités territoriales. Les agents territoriaux ne relèvent pas du Code du travail mais du statut général de la fonction publique en matière de gestion des bulletins de paie. Toutefois, il est recommandé aux administrations de tenir compte des mêmes règles que pour les salariés de droit privé.
2. Statut général des fonctionnaires : les agents territoriaux sont soumis au statut général des fonctionnaires, qui fixe les droits et obligations des agents publics. Ce statut est défini principalement par la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 et la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 pour la fonction publique territoriale.
3. Encouragement à la dématérialisation dans le secteur public : depuis 2020, la dématérialisation des bulletins de paie est devenue la norme pour les services ministériels centraux et déconcentrés. Cette démarche s’inscrit dans la volonté de moderniser l’administration publique. Elle encourage l’utilisation de solutions numériques pour simplifier la gestion des ressources humaines et améliorer l’efficacité des processus administratifs.

La dématérialisation des bulletins de paie dans les collectivités territoriales est soumise à des règles strictes en matière de protection des données personnelles, conformes aux réglementations européennes et nationales.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD), en vigueur depuis mai 2018, impose des normes strictes pour protéger les données personnelles. Dont celles des agents territoriaux. Les collectivités doivent assurer la sécurité et la confidentialité des informations contenues dans les bulletins de salaire. Cela inclut notamment le chiffrement des données pendant leur transmission et leur stockage, afin d’éviter toute fuite ou accès non autorisé.

Tout comme pour les salariés du secteur privé, les agents territoriaux ont le droit de s’opposer à la dématérialisation de leurs fiches de paie. Les collectivités territoriales sont tenues d’informer les agents de ce droit au moins un mois avant la mise en place de la dématérialisation. En cas de refus, un envoi des bulletins de salaire en format papier doit être proposé.

La diversité de statuts, combinée à des processus décisionnels complexes, rend la gestion du personnel et de la paie particulièrement exigeante. Le bulletin de salaire dématérialisé permet d’alléger la charge de travail des services RH. Ils ne sont plus contraints de gérer l’impression, la remise en main propre ou la mise sous pli et l’envoi postal des bulletins de salaire.

Cela leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

L’impression et l’envoi postal des bulletins de paie représentent des coûts non négligeables pour les collectivités. Le passage au format électronique permet de réduire ces dépenses et de limiter l’utilisation de papier. De plus, en éliminant ces étapes chronophages, les agents reçoivent leurs bulletins plus rapidement dans un coffre-fort numérique.

Les agents territoriaux peuvent consulter et télécharger leur fiche de paie électronique à tout moment via un espace sécurisé en ligne. La connexion au portail est protégée pour garantir la confidentialité des données. De plus, la traçabilité de chaque document est renforcée, pour une meilleure transparence sur les informations liées à la rémunération et une disponibilité continue des bulletins pour consultation et archivage.

Grâce au respect des normes strictes de protection des données, notamment le RGPD, le bulletin de salaire dématérialisé s’accompagne d’une sécurité renforcée. Les informations sensibles sont protégées contre les risques de perte ou de vol. Seules les personnes autorisées y ont accès. Dans les collectivités et les hôpitaux, souvent ciblés par des cyberattaques, des mesures comme le chiffrement et l’authentification renforcée sont essentielles pour protéger les données des salariés.

L’un des avantages majeurs de la dématérialisation des bulletins de salaire est l’amélioration de l’archivage. Les documents sont stockés de manière numérique et sécurisée. Conformément aux exigences légales, ces bulletins doivent être conservés pendant au moins 50 ans, pour garantir leur disponibilité pour les démarches administratives futures. Cette solution réduit le risque de perte de documents et simplifie la gestion à long terme.

La dématérialisation des fiches de paie permet de répondre aux différentes attentes des agents territoriaux. Elle participe à la modernisation du service RH et améliore la satisfaction du personnel grâce à l’accès facilité aux documents administratifs. Elle contribue également à l’image de la collectivité en tant qu’employeur moderne et soucieux du bien-être de chaque salarié.

La dématérialisation des bulletins de paie représente une opportunité majeure pour les collectivités territoriales, tant en termes de réduction des coûts que d’optimisation des processus RH. Grâce à une solution d’envoi du bulletin de salaire dématérialisé comme Maileva, vous pouvez moderniser votre gestion des documents tout en garantissant la sécurité et la conformité des données.

Maileva offre à ses clients, entreprise privée ou un employeur public, une solution permettant la dématérialisation des bulletins de paie. Celle-ci répond à vos besoins spécifiques liés aux règlementations qui régissent le secteur public. Maileva intègre plusieurs aspects essentiels :

1. Sécurité et confidentialité des données : en tant qu’employeurs publics, vous devez garantir que la gestion des données sensibles des agents soit conforme aux normes strictes du RGPD. Maileva propose un espace en ligne sécurisé via le coffre-fort Digiposte pour l’accès aux bulletins de paie dématérialisés qui assure la confidentialité et l’intégrité des informations, ainsi que leur disponibilité continue.
2. Conservation et archivage numérique : une de vos obligations majeures est de respecter le délai de conservation des bulletins de paie sur une durée minimale de 50 ans. Maileva permet l’archivage sécurisé et durable de ces documents dans le coffre-fort numérique. Cela garantit ainsi à vos agents, l’accès à leurs informations à long terme.
3. Réduction des coûts et amélioration des délais : la dématérialisation des documents comme les fiches de paie permet de réduire vos coûts liés au papier tout en optimisant les délais de mise à disposition des bulletins.
4. Conformité et traçabilité : vous devez garantir que chaque bulletin de paie est traçable et accessible à tout moment par l’agent concerné. La solution Maileva propose une gestion rigoureuse de la fiche de paie électronique, tout en offrant la possibilité d’un envoi au format papier pour les agents qui le souhaitent. Cette flexibilité renforce la relation de confiance entre vos agents et vous en tant qu’employeur public.

Adopter le bulletin de salaire dématérialisé dans les collectivités territoriales est essentielle vers une gestion plus efficace. Pour réussir la dématérialisation des bulletins de paie, les collectivités territoriales doivent utiliser des solutions, comme Maileva, qui garantissent la sécurité, la disponibilité et l’archivage des documents. Vous assurez ainsi une meilleure gestion des fiches de paie tout en répondant aux attentes de vos agents.