Fiches de paie dématérialisées et RGPD : quelles sont les règles à respecter ?

La fiche de paie dématérialisée comprend de multiples données personnelles voire sensibles. De ce fait, le champ d’application du RGPD est très large en matière de fiche de paie dématérialisée. L’employeur doit protéger les informations qui permettent d’identifier ses salariés, à savoir :

• Le nom et le prénom
• La date de naissance
• Le numéro de sécurité sociale
• L’adresse du domicile

À ces données, s’ajoutent les informations personnelles relatives à la rémunération du collaborateur :

• L’intitulé du poste et le statut de l’employé
• Les primes
• Le nombre congés payés acquis
• Le taux d’imposition depuis le prélèvement à la source
• Les arrêts de travail
• Les avantages en nature

L’envoi d’une fiche de paie dématérialisée par mail, n’est pas autorisé par le RGPD même sur une messagerie professionnelle du fait des risques encourus pour la sécurité des données à caractère personnel.

La position de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) sur l’envoi de fiches de paie dématérialisées par courrier électronique est sans équivoque et stipule que les messageries électroniques constituent rarement un moyen de communication sûr sans mesure complémentaire. La CNIL considère également qu’une simple erreur peut permettre à des personnes non habilitées de s’emparer de données personnelles et de porter ainsi préjudice à la vie privée du salarié en cas de divulgation. De plus, les organisations qui ont accès aux serveurs des messageries concernées ont la possibilité d’accéder à leur contenu.

En cas de non-respect des dispositions du RGPD dans la gestion des fiches de paie dématérialisées de la part de l’employeur, la CNIL peut prononcer, après un avertissement, des sanctions administratives et pénales, à l’encontre de l’organisation contrevenante :

Les sanctions administratives :

• Rappel des obligations légales
• Mise en demeure de se mettre en conformité dans un délai imparti. Celle-ci peut également être rendue publique en cas de manquements graves et nuire ainsi à la réputation de l’organisation.
• Une amende administrative pouvant s’élever à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise.

Les sanctions pénales :

• Jusqu’à 300 000€ d’amende
• Une peine de prison de 5 ans en cas de violations plus graves comme des collectes illicites ou des détournements des données à caractère personnel.

Lors du versement des salaires, l’employeur a l’obligation de remettre une fiche de paye à chaque salarié. L’article L3243-2 du Code du Travail, définit les règles d’intégrité, de confidentialité et de conservation strictes, propres à cette remise du bulletin de salaire. L’employeur doit garantir :

L’intégrité : la mise à la disposition d’une version originale du bulletin de paie au salarié.
La disponibilité des données : pendant les durées réglementaires de 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié afin qu’il puisse faire valoir ses droits à la retraite. Les fiches de paie dématérialisées doivent pouvoir être téléchargées à tout instant, de façon simple et dans un format numérique standard (PDF par exemple).
La confidentialité : les données contenues dans les bulletins de paie doivent être chiffrées, que ce soit lors de leur stockage ou de leur transmission

La dématérialisation des fiches de paie ne change en rien les obligations légales quant à la conservation des données. A l’inverse, elle implique de nouveaux défis techniques.

Par exemple, la distribution des fiches de paie dématérialisées est une étape critique qui nécessite une sécurité renforcée.

Fortes de ce constat, nombreuses sont les organisations à se tourner vers des solutions spécialisées dans la sécurisation et la mise à disposition numérique des fiches de paie.

Ces plateformes sont souvent privilégiées car elles permettent :

• un envoi sécurisé et multicanal
• un gain de temps
• une réduction considérable des coûts (énergie, impression et mise sous pli, temps Homme).
• une conservation en coffre-fort numérique.

Le coffre-fort numérique (CFN), est défini par 2 décrets (n°2018-418 du 30 mai 2018 et n°2018-853 du 5 octobre 2018) précisant les modalités de mise en œuvre et de récupération des documents stockés. Le coffre-fort numérique est un espace personnel en ligne dédié au stockage sécurisé des documents importants, tels que les fiches de paie dématérialisées, les factures, les contrats d’assurance ou les actes notariés… pour en préserver l’intégrité et les stocker sur le long terme (archivage numérique à valeur probatoire). Cette plateforme permet de garantir la confidentialité des données grâce à des protocoles de sécurité élaborés, tels que la double-authentification, le chiffrement ou des pare-feu avancés. En choisissant un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie de vos salariés, vous avez la garantie d’une confidentialité totale sur les données échangées.

• Un coffre-fort numérique est accessible 24h/24 et 7j/7 y compris en mobilité.
• Utiliser un coffre-fort numérique pour les fiches de paie est un excellent moyen de protection contre la perte de documents. Les bulletins de paie sont conservés en toute sécurité pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
• Il est possible de partager les documents avec des organismes privés et publics en quelques clics. Les démarches administratives des salariés sont ainsi facilitées.
• Une notification par e-mail est envoyée au salarié dès qu’un nouveau document est disponible dans son coffre-numérique. Le salarié peut ainsi consulter plus rapidement son bulletin de paie numérique.

• Le coffre-fort numérique est un service personnel. En cas de changement d’employeur, le salarié conserve son compte et les documents présents dans son coffre-fort numérique.

• Le coffre-fort digital est un espace sécurisé et permet de garantir la confidentialité des données des collaborateurs.
• Il permet de diminuer les coûts de gestion de l’entreprise.
• Le coffre-fort numérique, très apprécié des collaborateurs, est un facteur de développement de la marque employeur.

Passer à la dématérialisation des fiches de paie représente des nombreux avantages.

Avec Maileva, marque de Docaposte, filiale du groupe La Poste :

• Vous envoyez automatiquement les fiches de paie vers le canal choisi par vos salariés : électronique ou papier.
• Vous bénéficiez d’une plateforme clé en main, 100% française, conforme au RGPD et à la loi Travail
• Vous disposez d’un coffre-fort numérique Digiposte, la référence du marché.
• Avec l’application Digiposte +, vous gérez vos documents en toute simplicité, même en mobilité.
• Vous réalisez des économies : à partir de 0.41€ H.T le bulletin de paie envoyé dans un coffre-fort Digiposte.
• Vous bénéficiez d’un accompagnement employeur et salariés complet (paramétrage de votre solution par des experts, FAQ, support de présentation aux Instances Représentatives du Personnel et rétroplanning type).