5 étapes pour mettre en œuvre le bulletin de paie dématérialisé

En tant que justificatif de la rémunération, le bulletin de paie est essentiel au salarié pour vérifier le paiement de l’ensemble des heures travaillées et de son éventuelle rémunération variable ou pour consulter ses compteurs de congés payés ou RTT. Le bulletin de paie est ainsi un document obligatoire et de première importance dans la relation entre employeur et salarié.

Le bulletin de paye joue aussi un rôle important vis-à-vis de tiers comme les banques, pour l’obtention d’un prêt ou comme les organismes immobiliers pour l’obtention d’un logement.

A l’ère du numérique, il est naturel de se projeter sur la mise en place de la fiche de paie dématérialisée afin de bénéficier de ses nombreux avantages tant pour l’employeur que pour le salarié.

Depuis la loi Travail du 8 août 2016, l’employeur n’a plus besoin d’obtenir l’accord préalable des salariés pour dématérialiser les bulletins de paie. Le bulletin dématérialisé est devenu la règle. Le salarié doit toutefois pouvoir s’y opposer s’il le souhaite.

Plusieurs étapes doivent être respectées pour mener à bien votre projet de dématérialisation des bulletins de paie. Passons-les ensemble en revue.

Bulletin de paie dématérialisé : quelles sont les obligations légales ?

L’article L3243-2 du Code du Travail établit des règles strictes concernant l’intégrité, la confidentialité et la conservation des bulletins de paie.
L’employeur est tenu de garantir :

• L’intégrité : le salarié doit avoir accès à une version originale du bulletin de paie.
• La disponibilité des données : les fiches de paie doivent être conservées pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans, afin de faire valoir ses droits à la retraite. Les documents dématérialisés doivent être téléchargeables à tout moment, de manière simple et dans un format numérique standard (comme le PDF).
• La confidentialité : les données des fiches de paie doivent être chiffrées, pendant leur transmission tout comme pendant leur stockage.

Cela implique que la solution de stockage que vous sélectionnez doit assurer que :

• Les informations du bulletin de paie sont exactes et ne peuvent pas être altérées,
• Le bulletin de paie est conservé dans un format durable, accessible via le service associé au Compte Personnel d’Activité (CPA),
• Le bulletin de paie est accessible de manière sécurisée uniquement par le salarié dans son espace personnel.

Envoyer une fiche de paie en ligne, par exemple par email, ne permet pas de considérer que le bulletin de paie est dématérialisé. Ce mode d’envoi n’est en effet pas conforme aux exigences du Code du Travail puisque la fiche de paie envoyée par email peut possiblement être interceptée par une autre personne que le destinataire, copiée ou même modifiée… De plus, l’entièreté des emails n’est pas chiffrée, il peut y avoir des erreurs de destinataires lors de l’envoi manuel et les boîtes mails ne sont pas infaillibles au piratage.

Autant de raisons qui font que le principe d’intégrité est enfreint.

Par ailleurs, ce mode d’envoi ne garantit pas de durée de conservation. Le principe de conservation n’est donc pas respecté non plus.

• Maileva, une solution 100% française, du groupe La Poste

Depuis plus de 20 ans, Maileva accompagne les PME et les ETI pour accélérer et réussir leur transformation numérique grâce à des solutions de dématérialisation simples, fiables et sécurisées.

• Maileva, une solution 100% conforme à la règlementation

– Conformité avec le RGPD et la « loi Travail » de 2017

– Envoi automatique des bulletins de paie vers le canal choisi par vos salariés (format électronique ou papier).

– Gain de temps sur le traitement et l’envoi des bulletins au format numérique ou papier

– Economies sur les coûts d’affranchissement

– Déploiement facile de la solution qu’importe la taille de l’entreprise

– Accès au coffre-fort Digiposte, n°1 du marché

• Digiposte, le leader sur le marché des coffres-forts numériques

Digiposte est une solution simple pour stocker les bulletins de paie dématérialisés et permettre aux salariés d’y accéder facilement.

– Accès à un coffre-fort numérique disponible 24h/24 et 7j/7, même en déplacement grâce à l’application.

– Une solution efficace pour éviter la perte de documents, avec la garantie que les bulletins de paie seront conservés en toute sécurité pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

– Possibilité pour le salarié de partager ses documents avec des organismes privés et publics en quelques clics, ce qui simplifie ses démarches administratives.

– Stockage sécurisé gratuit de 5 Go

– Notification du salarié par e-mail lorsqu’un nouveau document est ajouté au coffre-fort numérique, pour consulter par exemple sa fiche de paie rapidement.

– Conservation du compte et des documents stockés même après le départ de l’entreprise du salarié en cas de changement d’employeur. A cette fin, il est recommandé au collaborateur de réaliser l’ouverture de son compte avec son adresse mail personnelle.

– Le coffre-fort numérique de vos salariés est sécurisé et hébergé en France, sur les serveurs du groupe La Poste et protégés afin d’en garantir la non-intrusion.

– L’archivage des documents du coffre-fort Digiposte est sécurisé et à vocation probatoire, pour une durée légale 50 ans, 

– Le coffre-fort Digiposte est en conformité avec le RGPD.

Avec Maileva et Digiposte vous pouvez dématérialiser vos bulletins de paie en toute confiance !

Cette étape concerne toutes les entreprises d’au moins 50 salariés, dans lesquelles un CSE a été constitué.

Votre CSE doit en effet être prévenu et consulté avant à la mise en place de nouvelles technologies dans l’entreprise.

Le CSE a ce pouvoir en vertu de ses responsabilités globales et doit donc pouvoir formuler un avis.

Il est important pour l’employeur de demander l’avis du CSE alors que la dématérialisation des bulletins de paie est encore au stade de projet.

Le Comité Social et Économique émettra un avis à la fois sur le choix technologique, sur les conditions de son intégration dans l’entreprise et sur les conséquences sociales.

La paie est un sujet délicat. Il est donc essentiel de bien préparer votre dossier afin de rassurer les représentants du personnel sur les impacts de votre projet pour les salariés.

Cette étape simplifiera la phase suivante, qui consistera à présenter votre projet à vos salariés.

Vous devez informer vos salariés de votre projet de dématérialisation des bulletins de paie et de leur droit d’opposition par tout moyen garantissant la date d’envoi, au moins un mois avant la première émission du bulletin de paie numérique.

Pour les nouvelles recrues, l’information sera fournie lors de leur embauche. Nous vous recommandons d’inclure dans leur contrat de travail, une clause spécifique précisant que le salarié a le droit de s’opposer à la réception de ses bulletins de paie sous format électronique.

Effectivement, bien qu’il ne soit plus nécessaire d’obtenir l’accord de votre salarié pour lui fournir son bulletin de paie au format numérique, celui-ci peut néanmoins exprimer son refus, et ce à tout instant.

Dans les faits, le nombre de refus est très rare car la dématérialisation des fiches de paie offre de multiples avantages aussi bien pour le collaborateur que pour l’employeur.

Le succès d’une initiative de digitalisation RH en entreprise dépend de 2 éléments clés :

• La pertinence de la solution déployée par rapport aux besoins de l’entreprise
• L’engagement et l’expertise de l’équipe chargée de mener à bien le déploiement du projet.

Ainsi, l’un ne peut aller sans l’autre dans le cadre de la digitalisation RH. L’accompagnement au changement est essentiel pour que les salariés s’approprient le nouveau processus RH.
Tous les salariés n’ont pas le même niveau de familiarité avec le numérique : si beaucoup attendent avec impatience un coffre-fort digital pour stocker leurs bulletins de salaire, certains restent attachés au format papier.

Pour vous aider dans cet accompagnement au changement, Maileva met à votre disposition un kit de communication sur la dématérialisation des fiches de paye à destination des salariés.

Avec un plan de communication bien mené, la transition devient simple.

Depuis la loi Travail appliquée en 2017, le bulletin de paie dématérialisé est devenu la norme et le bulletin au format papier, l’exception.
Le collaborateur doit cependant être informé un mois avant la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie et peut s’y opposer.

En cas de refus du salarié, l’employeur a alors un délai maximum de 3 mois pour cesser de lui envoyer ses bulletins de salaire de façon dématérialisée et revenir au format papier.

Ce délai débute à partir du moment où le salarié notifie son refus.

En synthèse, la dématérialisation de la paie représente une étape cruciale dans la transformation numérique d’une entreprise.

Elle nécessite une approche globale impliquant la Direction, la DRH, le service paie, ainsi que l’ensemble des salariés.

Le choix du fournisseur de solution est évidemment déterminant pour la réussite de ce projet.

Celui-ci doit être en mesure de vous accompagner à chaque phase.

En respectant ces 5 étapes et avec le soutien de votre prestataire externe, il deviendra facile de rallier vos collaborateurs à votre projet de dématérialisation des bulletins de paie.