L'obligation de facture électronique : une chance pour votre entreprise !

Toutes les entreprises établies en France, assujetties à la TVA et réalisant des opérations sur le sol français vers le B2B sont concernées par l’obligation de facturation électronique.

Les entreprises assujetties à la TVA mais effectuant des transactions vers le B2B à l’international et/ou vers les particuliers, ne sont pas concernées par l’obligation de la facturation électronique mais par l’obligation de e-reporting (transmission de certaines données de transaction à l’administration fiscale).

Une plateforme de dématérialisation sera désormais nécessaire aux entreprises pour générer des factures au format électronique, les transmettre à leurs clients ou recevoir les factures de leurs fournisseurs.

Les factures pourront toujours être créées via une solution de bureautique classique comme Excel ou Word mais devront être converties dans l’un des trois formats obligatoires (CII, UBL ou Factur-X) via une plateforme de facturation électronique. Les formats CII et UBL sont des formats totalement structurés, alors que le format Facture-X est semi-structuré (combinaison d’un fichier PDF lisible et de données attachées en XML).

Lors de la mise en place d’un projet de dématérialisation des factures, il est intéressant d’utiliser des solutions hybrides (comme la solution proposée par Maileva) permettant de continuer à envoyer des factures au format papier ou d’envoyer des factures 100% dématérialisées lorsque les clients le souhaitent. Au fur et à mesure, le format électronique tendra à être utilisé pour 100% des factures envoyées.

Dans le cadre du e-reporting, la transmission des données de transaction se fera également via un opérateur de dématérialisation.

L’obligation de facturation électronique vous inquiète ? Vous craignez que cela ajoute de la complexité à votre gestion administrative et comptable ? Cette appréhension est tout à fait compréhensible. Vous allez en effet devoir changer vos habitudes, vos processus métiers et cela demande un effort.
Cependant, loin d’être un poids à porter, la facture électronique ou e-facture est en réalité un levier de simplification et d’accélération de la transformation numérique pour les organisations.
Le passage à la facture électronique change la donne pour les organisations cherchant à rationaliser leurs processus, réduire leurs coûts et accroître leur efficacité.
L’e-invoicing présente en effet de nombreux bénéfices concrets pour les entreprises :

• Réduction des coûts de 50 à 75%⁽¹⁾: L’envoi électronique permet d’économiser sur les frais d’impression, d’affranchissement et de stockage physique des factures et les traitements manuels.
• Amélioration du délai de paiement : La transmission instantanée des factures électroniques accélère leur réception et leur traitement par les clients, réduisant ainsi les retards de paiement.
  La dématérialisation facilite également le suivi des factures et a un impact positif sur la gestion des relances. Elle a donc un impact positif sur la trésorerie de l’organisation.
• Meilleure accessibilité : Le stockage centralisé des factures électroniques facilite leur accessibilité pour les services concernés.
• Sécurité renforcée : L’archivage électronique sécurisé garantit la confidentialité et l’intégrité des données.
• Simplification des processus : La dématérialisation automatise le traitement des factures, de leur émission à leur comptabilisation, minimisant les interventions manuelles et les erreurs. Le risque de litiges potentiels est donc réduit.
  A terme, les démarches administratives seront simplifiées via pré-remplissage de la déclaration de TVA.
• Conformité légale : L’e-facture répond aux exigences légales en termes de dématérialisation et d’archivage des factures. La facturation électronique facilite la détection de fraudes au bénéfice des entreprises de bonne foi.

En résumé, l’e-facture optimise la gestion administrative et financière des entreprises.

Des outils comme la solution de facturation électronique Maileva vous accompagnent dans cette démarche de digitalisation de vos processus de facturation

Il est recommandé de se préparer à la dématérialisation des factures sans attendre.

En effet, le succès de la mise en œuvre de la facturation électronique requiert un engagement de l’ensemble de votre entreprise. Aussi, il est capital d’avoir le support de la Direction afin que les ressources, le temps nécessaires soient octroyés au projet.
La transition vers la facturation électronique nécessite des ajustements organisationnels et techniques. Avant même la mise en place de nouveaux processus, un travail préparatoire est nécessaire avec notamment la mise à jour de la base de données clients, l’identification des destinataires et des cas d’usages. Ce travail préparatoire a pour finalité de simplifier la mise en place d’un logiciel dédié. Des formations seront également à anticiper pour assurer une bonne prise en main de la solution.

Anticiper dès maintenant cette échéance réglementaire permettra une transition en douceur et une mise en conformité sereine, tout en bénéficiant au plus tôt des avantages de la dématérialisation, comme la réduction des coûts et l’amélioration des délais de paiement. Cela permettra également d’éviter le goulot d’étranglement potentiel en 2026 et 2027. 

Oui, la dématérialisation des factures deviendra progressivement une obligation légale en France, pour les factures émises entre entreprises assujetties à la TVA. Cette disposition concernera aussi bien les factures clients que les factures fournisseurs. Rappelons que depuis le 1^er janvier 2020, cette obligation est déjà en vigueur pour les factures adressées aux administrations publiques.

Le calendrier de mise en œuvre, initialement prévu pour 2024, a été reporté. A compter du 1er septembre 2027 toutes les entreprises y seront assujetties quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité.

Cette obligation s’inscrit dans le cadre de la modernisation des processus de facturation et de la lutte contre la fraude à la TVA. Les entreprises doivent donc anticiper cette transition pour être en conformité.

Initialement prévue pour juillet 2024, l’obligation de facturation électronique pour les entreprises établies en France est reportée selon un calendrier progressif.
Il est important de noter que les PME, TPE et micro-entreprises seront aussi concernées par cette obligation d’e-invoicing, mais avec un calendrier différé par rapport aux grandes entreprises et ETI.

• Au 1er septembre 2026 : Toutes les entreprises, quels que soient leur forme juridique et leur chiffre d’affaires  devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront, quant à elles, être en plus en mesure d’émettre des factures électroniques.
• Au 1er septembre 2027 : ce sera au tour des PME, TPE et micro-entreprises d’émettre des factures électroniques.

Ce report vise à laisser plus de temps aux entreprises pour s’adapter et mettre en place les solutions nécessaires, en particulier pour les PME, TPE et micro-entreprises qui disposent ainsi d’une année supplémentaire pour se mettre en conformité.

Toutes les factures B2B et B2G des entreprises établies en France et assujetties à la TVA seront concernées par la réforme de la facture, selon le calendrier défini. Cela inclut :

• Les livraisons de biens
• Les prestations de services
• Les acomptes

Dans le cadre de la réforme, de nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures électroniques, en plus des mentions déjà existantes :

• Le numéro SIREN de l’acheteur
• L’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation
• Le type d’opérations effectuées (livraison de biens, services ou les deux)
• L’option pour la TVA sur les débits le cas échéant

Les mentions légales obligatoires sont amenées à évoluer et à être complétées en 2027.

La dématérialisation s’applique donc à un large spectre de factures, touchant la quasi-totalité des transactions entre entreprises françaises assujetties à la TVA. Les entreprises doivent ainsi anticiper cette transition et s’assurer d’avoir les outils adéquats pour gérer efficacement leurs factures électroniques, comme les solutions de gestion et dématérialisation des factures d’achats fournisseurs proposées par Maileva.

Maileva, marque de Docaposte, filiale du Groupe La Poste, propose des solutions de dématérialisation de factures adaptées aux besoins des PME et ETI. Avec plus de 20 ans d’expérience, Maileva vous accompagne dans la digitalisation de vos processus de facturation.

Les solutions Maileva pour l’envoi de factures électroniques clients et pour la gestion et dématérialisation des factures d’achats fournisseurs, vous accompagnent efficacement dans cette démarche de digitalisation de vos factures. Avec ces plateformes simples d’utilisation, vous optimisez la gestion de l’ensemble de votre cycle de facturation, de l’édition à l’archivage, en passant par la validation et le paiement.

Les solutions Maileva Facture Client et Maileva Facture Fournisseur offrent de nombreux avantages :

• Automatisation de l’envoi de vos factures clients au format électronique ou papier
• Centralisation, validation et paiement simplifié de vos factures fournisseurs
• Plateformes intuitives pour gérer l’ensemble de votre cycle de facturation
• Archivage électronique sécurisé pendant 10 ans, avec vocation probatoire
• Conformité garantie aux exigences légales et fiscales
• Intégration facilitée avec votre système d’information existant si nécessaire
• Accompagnement personnalisé avec une équipe support basée en France

Grâce à l’expertise de Maileva, vous pouvez digitaliser sereinement vos factures et ainsi :

• Réduire vos coûts de traitement de factures
• Améliorer votre trésorerie en réduisant les délais de paiement
• Simplifier vos processus administratifs et gagner en productivité
• Sécuriser vos échanges et renforcer la lutte contre la fraude

Votre entreprise dispose déjà d’un logiciel de gestion financière ou comptable ? Grâce aux API de nos solutions nous pouvons nous connecter aux logiciels déjà en place et permettre une synchronisation efficace de vos documents.

Les solutions de facturation Maileva sont compatibles avec :

• Cegid
• Sage
• Evoliz
• ….

Le passage à la facturation électronique est une avancée essentielle vers la modernisation et la numérisation des processus administratifs et comptables des organisations.

En définitive, bien que l’obligation de dématérialisation des factures implique des changements dans les processus des entreprises, elle représente surtout une opportunité d’optimiser la gestion administrative et financière. En choisissant dès maintenant la solution adaptée comme celle proposée par Maileva, vous transformerez cette obligation légale en levier de performance pour votre entreprise !

Pour en savoir plus sur les avantages de la dématérialisation des factures consultez notre article «Parole d’expert».