Maileva Copro une solution pour tous vos courriers de copropriété

La numérisation des envois de courriers pour les copropriétés

Les outils numériques ont considérablement modifié les pratiques en matière de correspondance. Avec l’apparition de solutions innovantes comme la lettre recommandée électronique (LRE), les avis électroniques, ou l’envoi en ligne de lettre recommandée rematérialisée au format papier (LReL), qui sont désormais préconisées par la loi, les syndics de copropriété ont accès à des solutions qui simplifient les démarches administratives. 

Cette évolution permet une gestion plus efficace et économique, tout en maintenant la sécurité juridique nécessaire. 

La communication efficace entre les différents acteurs d’une copropriété est essentielle pour garantir son bon fonctionnement. Dans un environnement où les obligations légales sont nombreuses, il est primordial de respecter les formalités d’envoi imposées par la loi. Une communication non conforme peut entraîner l’invalidité de certaines décisions ou la nullité de certaines procédures. 

Les courriers envoyés par le syndic de copropriété

Quels sont les types de correspondances qui peuvent être envoyées par le syndic par voie électronique ? Quels sont les autres modes d’envoi requis ?

Le dernier texte en vigueur, à savoir la loi 2024-322 du 9 avril 2024, autorise l’envoi des notifications d’assemblées générales, des procès-verbaux d’assemblées générales et des mises en demeure par voie électronique. Ce qui est nouveau, c’est que le recueil du consentement des destinataires pour l’envoi des notifications par voie électronique n’est plus obligatoire.

Cependant, les copropriétaires conservent le droit de recevoir les notifications par courrier postal ! Le syndic, par souci de transparence, doit en informer les copropriétaires en amont. Les copropriétaires peuvent alors demander à recevoir les notifications par voie postale sur simple demande auprès du syndic et le syndic se doit de respecter cette requête.

Voici un détail des modes d’envoi requis par la loi n°2024-322 du 9 avril 2024, article 38 : 

Les autres types de correspondances (notifications ordinaires) peuvent être envoyées par voie dématérialisée (email, SMS, intranet). Là encore, et dans un souci de transparence, le syndic de copropriété doit informer les copropriétaires de leur droit d’opposition. Ces derniers conservent, la possibilité de recevoir les informations par courrier postal, sur simple demande auprès du syndic.  

La loi autorise également l’envoi de notifications ordinaires par lettre recommandée avec ou sans accusé de réception (article 651 du Code de procédure civile). Cela peut être nécessaire pour le syndic de copropriété afin de récolter les preuves légales afférentes à ce type d’envoi et de se prémunir contre toute contestation éventuelle.   

Voici une liste non exhaustive des informations émanant du syndic de copropriété et les modes d’envoi requis par la loi pour leur notification :  

Solution Maileva Copro : les fonctionnalités

Quel que soit le format choisi par le syndic, la solution Maileva Copro permet toutes les formes d’envoi de courriers :  

• Courrier simple : dépôt numérique, envoi et réception papier 

• LReL : Lettre Recommandée en ligne : envoi électronique mais réception papier 

• LRE : Lettre recommandée électronique : envoi et réception 100% électroniques 

• Avis Électronique : notification par envoi électronique (email) qu’un document est disponible sur un espace sécurisé 

La gestion des correspondances en copropriété représente un défi quotidien pour les syndics. Entre les exigences légales et la diversité des destinataires, les méthodes traditionnelles montrent vite leurs limites en termes d’efficacité et de traçabilité. 

La transformation numérique permet aujourd’hui de simplifier ces démarches tout en garantissant une conformité juridique optimale.  

Avec Maileva Copro, vous pilotez l’ensemble de vos envois en toute simplicité. Conçue pour répondre aux exigences des copropriétés, la plateforme est déjà plébiscitée par plus de 5700 professionnels de l’immobilier pour son efficacité et sa fiabilité. 

Son utilisation permet d’optimiser considérablement la gestion des correspondances tout en minimisant les risques d’erreurs procédurales. 

Ergonomique et intuitive, l’interface client s’adapte à tous les besoins et simplifie chaque étape de vos envois. 

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