Les preuves juridiques de la lettre recommandée en ligne

Maileva propose deux solutions d’envoi de lettres recommandées. Cet article vous explore les différentes preuves générées lors de l’envoi de ces deux types de courriers recommandés et leur importance dans un cadre juridique. 

Quels sont les 2 formats de lettres recommandées en ligne ? 

Il existe deux solutions d’envoi disponibles pour vos lettres recommandées, qui répondent chacune, à des besoins spécifiques : 

1. la lettre recommandée en ligne (LReL), aussi appelée “lettre recommandée hybride” : dépôt en ligne et remise à son destinataire au format papier par le facteur. 
2. la lettre recommandée 100% électronique (LRE) : dépôt en ligne et réception numérique. Le format 100% électronique (LRE), offre une alternative numérique fiable et légalement équivalente à la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) papier (selon le règlement européen eIDAS et l’article 100 du Code des Postes et des communications électroniques). 

Avec Maileva, le mode d’envoi numérique permet de suivre les différentes étapes parcourues par la lettre recommandée en ligne (LReL) ou en mode 100% électronique (LRE).  

Quelle que soit l’option retenue, le cheminement de la lettre recommandée fait l’objet d’un horodatage qualifié en temps réel. L’envoi en ligne génère, à l’instant même de chaque étape, des éléments de preuves qui seront disponibles dans l’espace client Maileva durant 3 ans minimum*.  

Voyons ensemble quelles sont les preuves fournies par Maileva lors de l’envoi d’une lettre recommandée en ligne (LReL) ou 100% électronique (LRE). 

Preuve de contenu

L’envoi en ligne de la lettre recommandée (LReL ou LRE) génère une preuve du contenu du courrier envoyé. Ce contenu est authentifié par la solution Maileva et constitue une preuve incontestable de sa nature. La preuve est produite au format électronique dans les 2 cas (LReL ou LRE) peut être produite en cas de litige, et permet d’attester de la teneur du recommandé. 

Ce document ne pouvait pas être produit avec l’envoi d’un courrier recommandé 100% papier, ce qui laissait place à des contestations éventuelles sur le contenu du recommandé de la part du récipiendaire. 

Preuve de dépôt et d’envoi

La preuve de dépôt et d’envoi est équivalente à celle d’une lettre recommandée classique en bureau de poste. Elle atteste de l’envoi d’une lettre recommandée, qu’elle soit hybride (LReL) ou 100% électronique (LRE). 

La preuve de dépôt, horodatée électroniquement par la Poste, est équivalente à celle d’une lettre recommandée classique déposée en bureau de poste par exemple. Elle atteste de l’envoi de la lettre recommandée hybride (LReL) 

Pour la la lettre recommandée 100% électronique (LRE), la preuve de dépôt est signée avec le cachet électronique de AR24 _ filiale Docaposte du groupe La Poste _ ce qui équivaut juridiquement à un avis de passage pour une LRAR classique.   

Preuve d’accusé de réception

Si vous avez choisi l’option avec “Avis de Réception”, une preuve d’accusé de réception est produite dès la remise officielle de la lettre recommandée par son destinataire. Cette preuve horodatée est produite instantanément lors de la réception du courrier, qu’il soit au format papier ou numérique.  

Ce document revêt une importance déterminante, notamment dans les situations où la loi fait courir le délai à compter de la date de réception de la lettre recommandée. 

La preuve de refus

La preuve de refus atteste que votre destinataire n’a pas souhaité accuser réception de la lettre recommandée qui lui était adressée, qu’elle soit hybride ou 100% électronique.  

L’expéditeur reçoit alors un mail avec une preuve de refus en pièce jointe, qui démontre formellement le refus du destinataire. 

Preuve de négligence

Cette preuve est générée après 15 jours d’instance et si votre destinataire n’a pas accusé réception de sa lettre recommandée. Une preuve de négligence, aussi appelée “preuve de non-réclamation”, est alors produite et mise à disposition de l’expéditeur.   

La “négligence”, ne constitue pas un refus mais un acte de non-réclamation comparable à quelqu’un qui n’irait pas retirer une lettre recommandée avec accusé de réception au bureau de poste. 

Pour le décompte des 15 jours d’instance, les délais légaux commencent à partir de la date de première présentation.

Preuve de non-distribution

La preuve de non-distribution atteste que la lettre recommandée n’a pas pu être délivrée au destinataire. Cette preuve correspond au Pnd (Pli non distribuable) du courrier recommandé 100% papier.   

Plusieurs problèmes peuvent être à l’origine d’un Pnd :  

1. Pour la lettre recommandée en ligne (LReL) : problème d’adresse physique : adresse erronée ou mal renseignée (mention “adresse insuffisante”), destinataire “inconnu à cette adresse”, boîte “non identifiable” ou “accès impossible”.
2. Pour la lettre recommandée électronique (LRE) : problèmes d’adresse mail du destinataire : adresse email invalide ou inexistante, messagerie pleine etc.  

Les preuves de non-distribution sont générées immédiatement après l’envoi de la Lettre Recommandée Electronique (LRE). L’expéditeur reçoit un mail avec les preuves en PJ. Il connaît ainsi instantanément les Pnd et peut en prendre acte. 

Il pourra aussi les retrouver et les télécharger sur son espace client Maileva dans la rubrique “suivi des courriers”. 

En fournissant cette preuve de non-distribution, l’expéditeur peut attester que l’envoi de la Lettre Recommandée Electronique (LRE) a bien été effectuée, même si la LRE n’a pas pu être distribuée. 

Quel que soit le mode d’envoi choisi (LReL ou LRE), il est recommandé à l’expéditeur de vérifier l’adresse de destination (physique ou email), puis de réitérer l’envoi de la lettre recommandée.  

LRE : le recueil du consentement

Si l’on souhaite envoyer une Lettre Recommandée 100% Electronique (LRE) à un particulier, il est important de recueillir son consentement de manière explicite. 

Cette étape est indispensable afin d’assurer la pleine validité juridique de ces envois électroniques.   

En revanche, le recueil du consentement n’est pas nécessaire pour envoyer une lettre recommandée électronique (LRE) à un professionnel.  

Pour ce qui est des lettres recommandées en ligne (LReL), le recueil du consentement n’est pas nécessaire, que ce soit pour les professionnels ou les particuliers. 

Pour les professionnels, l’envoi des lettres recommandées en ligne, avec réception papier ou bien 100% électronique, constitue un outil juridique fiable et efficient. Les solutions Maileva répondent parfaitement aux usages numériques tout en garantissant la sécurité juridique nécessaire aux communications importantes.