L’Envoi Recommandé Electronique : idéal pour envoyer vos documents en toute sécurité

L’envoi Recommandé Électronique simple (ERE) est un courrier totalement électronique, du départ à l’arrivée. Vous pouvez y avoir recours pour notifier vos destinataires dans tous les cas où la loi n’impose pas l’usage de la lettre recommandée.
L’ERE est idéal pour l’envoi de documents importants ou légaux, lorsqu’on veut garantir la réception du contenu par les destinataires ou que l’envoi doit inclure une date faisant foi.

L’ERE simple respecte les dispositions de l’article 43 du règlement eIDAS qui porte sur l’effet juridique et la recevabilité des données envoyées et reçues à l’aide d’un service d’envoi recommandé électronique comme preuves en justice.

Les niveaux de garantie offerts par l’ERE et la LRE ne sont pas les mêmes et il convient de vous poser les 2 questions suivantes afin de faire un choix éclairé :

La loi impose-t-elle l’usage de la lettre recommandée ?
Dans certains cas, la lettre recommandée est obligatoire comme pour la notification d’une sanction disciplinaire à un salarié, la demande de renouvellement d’un bail commercial, la résiliation d’un bail d’habitation.

Quel est le niveau de sensibilité et de risque des documents envoyés ?

• Si le risque et le niveau de sensibilité des documents sont élevés, l’usage d’une lettre recommandée est préférable. En effet, la LRE eIDAS  exige une qualification plus forte que l’envoi recommandé électronique simple (ERE).

Avec la solution de la LRE qualifiée eIDAS, les risques de fraude sont considérablement réduits.
La loi, impose en effet, le respect de plusieurs critères, notamment l’authentification de l’expéditeur et du destinataire. Cette authentification est réalisée de façon hautement sécurisée.
Les prestataires doivent être qualifiés pour pouvoir réaliser l’envoi de vos courriers recommandés électroniques eIDAS.

Vos lettres recommandées électroniques ont la même valeur probante que les lettres recommandées papier avec AR.

La présomption de fiabilité dont bénéficient les LRE eIDAS est particulièrement intéressante, et les risques de fraude sont réduits.

• Si le risque et la sensibilité des documents sont faibles, l’ERE est alors adapté. L’ERE, constitue en effet un niveau de sécurité qui privilégie la simplicité et la rapidité. Comme il ne permet pas d’identifier l’expéditeur ni le destinataire, l’ERE ne bénéficie pas d’une présomption de fiabilité mais constitue néanmoins une preuve opposable an cas de litige.

Rapidité et praticité :

• Les envois sont sécurisés, garantis et réalisés en quelques clics
• Le destinataire est notifié par voie électronique dans l’instant
• Le destinataire reçoit des relances automatiques par email s’il n’a pas ouvert son courrier à J+3 ; J+7, J+10, J+14
• Les documents et les preuves sont stockées
• Le suivi et traçabilité des documents sont optimisés (tableau de bord)
• Pas de coûts d’impression ni de mise sous pli
• Gain de temps et de productivité

Accessibilité à tout moment:

Avec Maileva, vous pouvez réaliser vos envois recommandés électroniques simples 7j/7, 24h/24. De même, vos destinataires auront accès à nos services à chaque instant pour réceptionner ou consulter leurs ERE. Vos destinataires pourront accuser réception de leurs ERE par 2 clics.

Distribution immédiate :

Avec l’envoi dématérialisé, plus de délai de distribution ! Vos destinataires sont notifiés instantanément et vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi sur-le-champ. Celle-ci est horodatée et a la même valeur juridique qu’un cachet de La Poste.

Ergonomie de la solution :

Pour envoyer un ERE avec Maileva, rien de plus simple, il vous suffit de :

• Créer un compte Maileva ;
• Vous procurer les adresses mails de vos destinataires ;
• Ecrire votre texte puis ajouter vos éventuelles pièces jointes.
• Vous confirmez votre envoi et c’est parti !

Pour plus de facilité, plusieurs mode d’accès sont à votre disposition : depuis votre Espace Client Maileva en ligne ou depuis votre environnement de travail.

Gestion des preuves numériques :

Les preuves dématérialisées concernant vos envois recommandés électroniques simples sont disponibles à tout moment sur votre Espace Client ou dans votre environnement de travail en cas d’intégration. Vous y trouverez :

• La preuve de dépôt et d’envoi : elle équivaut à l’avis de passage d’un courrier recommandé papier et est envoyée par email à l’expéditeur dès que la lettre a été envoyée au destinataire.
•  La preuve de réception : c’est la confirmation que l’envoi recommandé électronique a été reçu par votre destinataire. La preuve de réception est envoyée à l’expéditeur dès que le destinataire confirme la réception du courrier, et elle équivaut à l’avis de réception d’une lettre recommandée papier.
• La preuve de refus : dans le cas où le destinataire refuse d’accéder à l’ERE, l’expéditeur en reçoit la preuve. Le destinataire assumera les conséquences de ce refus en cas de litige.
• La preuve de négligence : dans le cas où le destinataire de l’ERE reste sans réaction dans un délai légal de 15 jours suite à la notification de l’ERE qui lui a été envoyée, l’expéditeur du courrier en reçoit la preuve.

A noter que si le courrier est refusé ou ignoré, la procédure en cours n’est ni interrompue, ni annulée puisque la preuve de dépôt et d’envoi a une valeur probante en raison de l’horodatage qualifié. En cas de litige, vous pourrez ainsi démontrer que vous avez fait une tentative de résolution à l’amiable.

• La preuve de non distribution : La preuve de non-distribution est établie par un horodatage qualifié, attestant que l’ERE n’a pas été remis à son destinataire.
  C’est l’équivalent du PND (Pli Non Distribuable) pour un courrier recommandé papier. L’expéditeur peut recevoir cette preuve par exemple si la boîte mail du destinataire est pleine, indisponible ou inexistante.
  Cette preuve sera reçue par l’expéditeur dans les instants suivant l’envoi du courrier à nos services. La notification par email indiquant la non-distribution du courrier inclura cette preuve en pièce jointe.
  Dans les faits, tout comme pour un avis postal, de non-distribution (PND), vous devrez donc renvoyer votre ERE en vérifiant que l’adresse email du destinataire est opérationnelle ou via une lettre recommandée papier.

Economie :

L’envoi recommandé électronique simple offre une alternative économique à la lettre recommandée avec AR lorsque celle-ci n’est pas exigée par la loi. Coût de l’Envoi Recommandé Électronique :  à partir de 2,09€ HT / unité (dans le cas d’un abonnement Privilège avec un nombre d’envois par mois compris entre 1 000 à 4 999). Le tarif est fixe jusqu’à 256 Mo, ce qui équivaut à environ 19 000 pages de documents PDF. En tant qu’envoi tracé, l’ERE propose des garanties supérieures au courrier simple. Il se positionne ainsi entre l’envoi par email et le courrier recommandé avec AR, ce qui en fait un outil particulièrement adapté à l’envoi de documents importants ou légaux, dès que l’on souhaite avoir une garantie quant à la réception du contenu par le destinataire ou que l’envoi doit inclure une date faisant foi.

En synthèse, l’ERE est idéal pour l’envoi de documents importants (juridiques, financiers…) lorsqu’on veut garantir la réception du contenu par les destinataires ou que la date de l’envoi doit faire foi.