Quelle organisation pour l'envoi des courriers en entreprise ?

Comment s’organisent la production et l’envoi des courriers traditionnels ?

Les flux de courriers les plus volumineux, au sein d’une entreprise, sont générés principalement par les services suivants : 

• Les services RH
• Les services clients
• Les services comptabilité et finances

La préparation des courriers peut être gérée en direct par les services eux-mêmes.

Mais pour les collaborateurs, la production et l’expédition des courriers en nombre s’avèrent complexe et chronophage. L’organisation logistique de ces flux requiert des compétences techniques et organisationnelles spécifiques qui ne sont pas toujours compatibles avec l’activité courante du service.

Ainsi, en présence de volumes importants, la gestion du courrier sortant peut faire l’objet d’une centralisation. Ce sont alors les services généraux qui cadreront la production et les envois.

Ce choix étant porté par une volonté d’optimiser la production et les coûts relatifs. Ce sont des responsables opérationnels courriers qui vont planifier, calibrer et mettre en œuvre la gestion du courrier sortant.

Dans le cas d’une centralisation, des agents courrier sont à même de gérer toutes les étapes : personnalisation des courriers, impression des courriers, édition des étiquettes, mises sous pli, affranchissement, remise à La Poste, gestion des courrier non remis, suivi et reporting.

Quelles sont les étapes de la gestion du courrier en entreprise ?

Gestion du courrier traditionnel par service

Au quotidien, chaque service de l’entreprise produit, imprime et met sous plis son propre courrier. La production est continue et le courrier est levé chaque jour ou bien déposé dans une corbeille à courrier dans les locaux de l’entreprise. Les contraintes associées au courrier sortant (anticipation, circulation, horaires, lieux de dépôt, instructions, informations concernant le service expéditeur, traçabilité) doivent être claires pour tous les collaborateurs.  

Le gestionnaire de courrier gère le tri, la pesée, l’affranchissement et la remise à La Poste. 

Avec la banalisation du télétravail, cet usage est de moins en moins adapté car les collaborateurs ne sont pas toujours présents en entreprise pour produire et remettre le courrier à expédier.  

Lorsque l’entreprise envoie des volumes importants de courriers, la production et l’envoi peuvent être centralisées au sein de l’entreprise et géré par un service dédié à cette tâche. 

L’envoi de courriers en nombre en entreprise

Un service courrier interne à l’entreprise gère la production et l’envoi

En amont, chaque flux de courrier fait l’objet d’une planification. Cela permet d’anticiper les besoins en matériel, en consommables et en ressources humaines. 

Programmer les envois à venir est essentiel pour le bon fonctionnement du service et chaque demande doit être validée au regard des capacités de mise en production. 

Le service courrier prend donc en charge la gestion du planning de production, des ressources humaines, des consommables (encres, papier, enveloppes, étiquettes), l’entretien des machines, l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, la remise à La Poste, le suivi et le reporting.  

Dans ce cadre, la fonction courrier fait l’objet d’une professionnalisation avancée avec un calibrage des process très précis. 

Les entreprises ont alors besoin de matériel spécifique pour gérer la production de courrier en nombre : local dédié, postes de travail, imprimantes, plieuses, machines de mise sous pli, affranchisseuses etc.  

Un local courrier est alors exclusivement consacré à cette fonction, incluant aussi bien l’espace d’utilisation des machines que le stockage des consommables : encres, papier, enveloppes etc.  

Un suivi de production est partagé avec l’ensemble des collaborateurs concernés afin de connaître le statut de l’envoi demandé en temps réel. 

Impression du courrier sortant

Les services généraux peuvent personnaliser, imprimer en nombre et gérer la mise sous pli. Le contenu et la liste de destinataires est alors remis au service courrier. 

Une étape de contrôle qualité est ajoutée avant de lancer l’impression en nombre. 

Plieuse

Une machine plieuse peut effectuer un ou plusieurs pliages des documents avant la mise sous pli. Le pliage peut intégrer un encartage. 

Mise sous pli 

Une machine de mise sous pli (aussi appelée mise sous enveloppe) insère mécaniquement le courrier dans l’enveloppe et la scelle. 

L’adresse est soit imprimée sur l’enveloppe ou bien une étiquette peut être collée par la machine sur l’enveloppe si celle-ci dispose d’une fonction d’étiquetage. 

Enfin dans le cas d’une enveloppe à fenêtre, l’adresse est imprimée directement en en-tête du courrier. L’adresse apparaît alors en transparence par la fenêtre de l’enveloppe. 

Affranchissement

L’affranchissement se fait avec une machine à affranchir et peut traiter de grandes quantités de courriers 

Remise à La Poste

Le courrier est remis à La Poste ou bien un facteur effectue la levée directement au sein de l’entreprise. 

Le service courrier effectue un suivi de la production, de la remise à La Poste, informe les services concernés des plis non remis. 

Relations avec les prestataires postaux

Le service courrier gère directement, au nom de l’entreprise, les relations avec les services commerciaux et techniques de La Poste. La location du matériel (affranchisseuse) et les contrats liés à l’affranchissement sont gérés par un seul interlocuteur pour l’ensemble de l’organisation. Bien souvent la gestion centralisée permet d’obtenir des tarifs négociés et d’en faire profiter tous les services.

Gérer la sécurisation des courriers

Certains types de courriers nécessitent une attention particulière en termes de sécurité. En présence de courrier dit “à risque” (exemple : titres restaurants papier) ou contenant des informations confidentielles (exemples : courriers RH), une procédure de traitement spécifique doit être mise en place.

Il relève du service courrier d’encadrer spécifiquement ces courriers sensibles, en limitant les accès à la chaîne de production. Il lui appartient également de veiller à la destruction sécurisée et en temps réel de la “gâche” (essais d’impression des courriers ou des étiquettes, de pliages ou de mise sous pli…) qui peuvent contenir des informations personnelles et/ou confidentielles.

Les avantages d’une gestion centralisée du courrier sortant

Les envois de courriers sont planifiés.

Les dépenses sont centralisées et les coûts sont optimisés (papier, enveloppes, étiquettes, encres, affranchissement etc.).

Un gestionnaire courrier dédié fait l’interface entre La Poste et les services internes.

Le matériel est entretenu, les contrats de location de matériel sont suivis.

Une ligne de production professionnalisée permet un gain notable de temps et réduit le nombre d’erreurs humaines.

Les inconvénients de la gestion en interne du courrier d’entreprise

Le local courrier n’est pas obligatoirement utilisé 100% du temps. Il existe des temps de latence dans toute organisation où la chaîne de production se retrouve à l’arrêt. La superficie de travail mobilisée peut être sujette à caution dans un contexte où les prix de l’immobilier professionnel restent très élevés en milieu urbain. 

Le temps de gestion et de production est lui aussi conséquent. Le courrier sortant peut réquisitionner plusieurs personnes en même temps à des moments inopportuns. Déjà perçue comme une tâche chronophage voire ingrate par les collaborateurs, sa gestion peut devenir un sujet de crispation.  

En effet, dans bien des situations, le service courrier est géré par des collaborateurs dont ce n’est pas l’activité principale, même en présence d’un local courrier. Les employés qui gèrent l’expédition du courrier doivent alors interrompre momentanément les tâches essentielles à leur fonction pour se consacrer temporairement à la gestion du courrier. On peut comprendre que, dans bien des cas, cela soit perçu négativement par les équipes. 

On pourrait penser que la gestion du courrier sortant fasse l’objet d’études chiffrées ou de demande de devis pour être externalisés mais cela n’est pas toujours le cas. Les coûts réels de la gestion interne du courrier d’entreprise sont rarement mesurés au réel car ils les variables de coûts sont difficiles à identifier. 

Pourtant, les cas d’usage ne manquent pas où les entreprises ont vu baisser de façon drastique les dépenses en faisant appel à des solutions d’externalisation professionnelles. Les clients de la solution d’envoi de courrier Maileva réalisent des économies allant jusqu’à 38% rien que sur les dépenses d’affranchissement ! 

Maileva : leader de l’externalisation de courrier

Maileva est une marque de Docaposte et a remis à La Poste pas moins de 180 millions de courrier rien qu’en 2024 !

Maileva, expert en externalisation de courrier d’entreprise, fournit des solutions pour la production et l’envoi de courrier d’entreprise. Avec plus de 25 000 clients et plus de 120 000 utilisateurs, Maileva est le leader de l’expédition de courrier depuis plus de 20 ans.

Quelles sont les solutions d’externalisation de courrier de Maileva?

Maileva prend en charge toute la gestion du courrier sortant. Chaque étape est gérée par notre structure :  

• Mise à disposition d’un espace sécurisé pour déposer vos documents 

• Impression des courriers sur imprimantes numériques de très haute qualité 

• Sélection des meilleurs papiers et enveloppes au regard des critères environnementaux actuels 

• Pliage 

• Mise sous pli 

• Affranchissement 

• Remise à La Poste 

• Suivi de vos expéditions depuis votre Espace Client 

• Archivage selon les besoins 

Les avantages à utiliser Maileva sont nombreux ! L’adoption de nos solutions se fait rapidement et facilement par les collaborateurs et le taux d’utilisation et de satisfaction est élevé.

Les coûts sont optimisés et les économies réalisées peuvent représenter jusqu’à 38% sur les frais d’affranchissement.

Demandez un RV avec un de nos experts courriers pour évaluer vos besoins.

Consultez nos solutions d’envoi de courrier Maileva.